1. Chức năng
Tổng hợp, điều phối các hoạt động theo chương trình, kế hoạch công tác của Lãnh đạo Viện. Quản lý, điều hành các hoạt động hành chính, văn thư, lưu trữ, tổ chức cán bộ, lao động.
Tên giao dịch tiếng Anh: Division of Personnel and Administration. Viết tắt là DiPA.
2. Nhiệm vụ, quyền hạn
a) Giúp Viện trưởng chỉ đạo triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch đã được duyệt. Theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các quyết định quản lý của Viện trưởng.
b) Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác về tổ chức, hành chính của Viện.
c) Tổng hợp, xử lý thông tin, báo cáo của các đơn vị, văn bản của cấp trên thu nhận được.
d) Thực hiện công tác tổ chức cán bộ, lao động. Cụ thể:
- Yêu cầu các đơn vị có liên quan cung cấp thông tin, báo cáo theo định kỳ và đột xuất phục vụ cho công tác tổng hợp, tham mưu của Phòng.
- Thực hiện công tác tuyển dụng viên chức; công tác quản lý đào tạo bồi dưỡng công chức, viên chức, lao động; công tác quản lý hồ sơ công chức, viên chức, lao động trong Viện theo quy định. Thực hiện báo cáo định kỳ hàng quý, 6 tháng, năm và đột xuất về công tác nhân sự, lao động và thu nhập gửi các cơ quan có liên quan theo quy định.
- Thực hiện các chế độ về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và các loại hình bảo hiểm bắt buộc khác đối với công chức, viên chức, lao động.
- Trực tiếp hoặc làm đầu mối phối hợp với các đơn vị có liên quan xây dựng các báo cáo theo yêu cầu của Viện, của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn và các cơ quan liên quan.
- Dự thảo báo cáo sơ kết, tổng kết hoạt động của công tác tổ chức cán bộ - lao động trình Viện trưởng phê duyệt.
- Làm đầu mối xây dựng Đề án vị trí việc làm của Viện từng giai đoạn.
- Thường trực Hội đồng nâng bậc lương; Hội đồng Thi đua, khen thưởng, kỷ luật; Hội đồng sáng kiến của Viện.
đ) Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại Viện; hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định về công tác văn thư, lưu trữ trong các đơn vị của Viện. Cụ thể:
- Tiếp nhận các văn bản để trình Viện trưởng; theo dõi, đôn đốc việc thực hiện ý kiến chỉ đạo của Viện trưởng hoặc các Phó Viện trưởng theo từng mảng công việc (lĩnh vực) đã được phân công.
- Là đơn vị duy nhất chịu trách nhiệm phát hành các loại văn bản của Viện (lấy số và dấu do Phòng quản lý).
- Cấp các loại giấy tờ hành chính cho công chức, viên chức, lao động trong Viện theo quy định của pháp luật và của Viện.
- Quản lý và sử dụng con dấu của Viện, dấu tên của Viện trưởng, các Phó Viện trưởng và các loại dấu hành chính khác của Viện theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện công tác lưu trữ các văn bản theo quy định.
e) Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ hành chính tại Viện. Cụ thể:
- Chuẩn bị các tài liệu phục vụ các cuộc họp của Viện trưởng. Làm đầu mối tổ chức các hội nghị, các buổi lễ, các buổi tiếp khách theo Quy chế làm việc của Viện.
- Quản lý công tác thường trực, bảo vệ tại trụ sở chính của Viện; công tác an ninh chính trị và trật tự an toàn xã hội; công tác tự vệ cơ quan; công tác an toàn vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ.
- Thực hiện công tác quản lý tài sản và hồ sơ tài sản của Viện; thực hiện báo cáo định kỳ hàng quý, 6 tháng, năm và đột xuất về tài sản gửi các cơ quan liên quan. Thực hiện kiểm kê, thanh lý tài sản theo Quy chế quản lý tài sản của Viện.
- Thường trực Hội đồng thanh lý và điều chuyển tài sản của Viện.
- Quản lý và thực hiện công tác hành chính khác theo quy định của Viện.
f) Phối hợp cùng các đơn vị liên quan tổ chức thực hiện mối liên hệ với cơ quan cấp trên, cấp dưới; với các cơ quan tổ chức khác.
g) Quản lý lao động, cơ sở vật chất của Phòng theo sự phân cấp của Viện.
h) Thực hiện các nhiệm vụ khác do Viện trưởng giao.
3. Cơ cấu tổ chức
a) Tổ Tổ chức cán bộ - Lao động;
b) Tổ Hành chính.
Nhiệm vụ của các Tổ do Trưởng phòng quy định, phân công phù hợp với Quy định này.
RIA3